あの人仕事できると「1本のメール」で思わせろ!

昨今取引先や商談相手と電話でのやり取りではなく、スマホやPCでメールでのやり取りが多いのではないしょうか。
この語彙さえ知っていれば相手の態度、対応が少し違ってくるかも知れませんよ。
今回はビジネスメールでのやり取りで絶対覚えといた方がよい、話し言葉とは違った言葉遣いをまとめてみました。書き言葉として知っていた方がよい定番の言葉です。

「大人の語彙力」仕事できと思わせろ

(Image:Shutterstock.com)

・ご高覧(こうらん)

【意味】ご覧ください

 

「ご高覧」という言葉はビジネスシーンにおいて、日常の会話の中ではほとんど出てこない言葉ですが、ビジネス上の手紙やメールなどでよく用いられる言葉です。
「ご」は丁寧な表現につく接頭語、高覧は名詞で、分解すると、“高い身分のあなた様に”“ご覧になっていただく”という形になります。そのため、目上の人やお客様に対して使用する言葉で、「ご高覧いただく」は「見ていただく」の丁寧表現である「ご覧いただく」をさらに丁寧に表現した言葉となります。自分が持っているものを、上司や目上の方に見てもらいたい場面で用います。
 また、「ご高覧」自体は名詞なので、単独で使用することはありません。例えば、「ください」「いただく」「~に供する」「賜りますようお願いいたします」この他にもさまざまな言葉と組み合わせて使用します。
何かを読んでもらいたい場合に、手紙やメールで用いる言葉には、「ご査収(さしゅう)ください」や「ご一読ください。」という言葉もあります。
「ご査収ください」と「ご高覧ください」はどちらも「ご一読ください」より丁寧に言っている言葉です。軽くではなく、しっかりと目を通してほしい場合は「ご査収ください」、特に敬意を払うべき相手である場合には「ご高覧ください」を使うとよいでしょう。

 

 

【例文】先日の会議で決定した内容を報告書にまとめましたので、ご高覧ください。

 

 

→プラスワン
 公式な場では、二重敬語を避けるという慣習があります。その点から、「ご高覧賜りますよう」などの表現もあてはまると思われますが二重敬語ではありません。理由は「見る」の敬語は、「ご覧になる」で、「ご高覧」は敬意を含む表現ですが、敬語ではないからです。

・ご教示(きょうじ)

 

【意味】知識や方法などを教え示すこと

 

 ビジネスシーンにおいて、上司、先輩に対して“教えを請う”際に、よく用いられる言葉が、この「ご教示」くださいです。しかし、もっと丁寧な言いまわしてとしては“教示”して貰うより、“教授”してもらう方が、正しいのではないか? との勘違いから、「ご教授」くださいという言葉を使ってはいませんか?
「教示」は、「知識や方法などを教え示す」という意味で「ご教示ください」となると、「教え示してください」つまり「知識や方法を教えてください」という意味の敬語となります。
「教授」の意味は、学問や技芸を教え授けることであり、「ご教授ください」となると「専門的な知識・技能を教えてください。」という意味になります。
 ビジネスメールで「ご教授ください」という表現を多く見かけます。
もちろん、何か専門的な学術などの教えを求めている場合は、「ご教授ください」という表現が適切です。しかし、一時的に分からないことが出てきたときに解決を図るために方法などを聞きたい時に使うのは、「ご教示ください。」です。
「教示」と「教授」の誤用は、ビジネスマナー以前の「無知さ」を露呈することになるので、その違いをきちんと理解するよう心がけましょう。

 

【例文】明日の会議の詳細を、ご教示いただきますよう宜しくお願いいたします。

 

→プラスワン
「教授を受ける」には、比較的長い時間と深い関係性を必要とします。従って、「教示を受ける」こととは、根本的な意味が異なることをしっかり理解しましょう。但し、長い時間に渡り深い知識に関して教えを請う際には、「これからも末永いご教授をお願いいたします。」とします。

・架電(かでん)

 

【意味】電話をかけること

 

 日常の会話の中でほとんど活用しないのが、この「架電」という言葉ですが、ビジネス文書やメールでは、時に登場し、その意味に困惑することもあるのではないでしょうか?
 そもそも「架(か)」と言う漢字は「棚(たな)」という意味を表します。その意味から「木に平たい板をかけて棚にする」、「かけ渡す」という意味になります。従って、電話をかけ渡すという事が「架電」という言葉の由来です。
「架電」という言葉は昭和四十年代に判例で使用されて以来、法律家の間で使われるようになり、やがて官公庁や一般企業に広まっていったとされています。
 また、かつて火急の際に、重要な用件を、電報で伝えるという習慣がありました。電報は「打つ」ので打電。電話は「架ける」ので「架電」と区分けしたという説もあります。
 よくメール文面に使われる、「架電の件」とは、電話で話した内容のことを示します。
 使い方としては、アポイントや、問い合わせなどお客様・取引先などに電話をした後、その電話の内容を、改めてメールで、確認する際に用い、「先ほど電話でお話した件」を「架電の件」とすることで、互いに「電話で話した内容の件」という認識を持ちます。
「先ほど、電話で話した件」と記すよりも、「架電の件」と記すことで、簡潔に話題の転換を図ることが可能になります。

 

【例文】架電の件の資料を、メールの添付にて送付いたしましたのでご査収(さしゅう)ください。

 

→プラスワン
「架電」に対して電話を受けることを「受電」と言います。「架電」「受電」という言葉は、テレマーケティング業界で頻繁に用いられる用語で、電話をかける勧誘作業を「架電」=アウトバウンドといい、電話で相談や苦情を受ける作業を「受電」=インバウンドというのが通例です。

(引用元 「あの人仕事できるね! 」と言われる語彙力が身に付く本 三交社刊)

※サムネイル画像(Image:Shutterstock.com)

 

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