リンクの末尾を書き換えると一瞬で

【Google】ドキュメントなどの文書をPDFにして送る方法!

リンクをちょっと書き換えて送信するだけ

【Google】ドキュメントなどの文書をPDFにして送る方法!

(Image:Shutterstock.com)

 GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートの文書をPDFでほしい人に送信するには、どうしたらいいだろうか。まさか、印刷したあとでスキャンしてPDFに変換している人はいないだろうか。ドキュメントなどの「ファイル」メニュー→「印刷」から必要な設定を行い、ブラウザーの印刷画面になったところで、印刷先にPDFを選択すれば変換できる。あとは、添付ファイルなどで送信すればよい。ただ、この方法は手順が多くなってしまい、かなり面倒だ。
 もっと簡単にやりたいなら、リンクの末尾をちょっと書き換えてやればよい。一瞬でPDFが「ダウンロード」フォルダーに保存される。細かい設定はできないが、単純な文書なら問題ないだろう。PDFをメールに添付して配布する代わりに、書き換えたリンクを本文に書いておき、「ここをクリックしてください」とでも書いておけば済む。メールのファイルサイズも小さくなって一石二鳥だ。

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まずPDFに変換したい文書を表示し、URLをすべて選択してコピーする

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メールなどにペーストして、末尾の「/」(スラッシュ)のあとを削除する

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半角で「export?format=pdf」と入力する。これで準備は完了だ。メールなどで相手に送信しよう

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リンクを受け取った人がクリックすると、いきなり「ダウンロード」フォルダーにPDFが保存される。PDFファイルを開いてみると、このようにドキュメントがPDFに変換されているはずだ

書き換える文言のうち、ドキュメントなら「pdf」を「doc」にすれば、Word形式でダウンロードできる。スプレッドシートなら「xlsx」に変更すれば、Excel形式となる。必要に応じてカスタマイズして使ってみてほしい。

なお、Gmailで送信する際は「アクセス権を付与するか」と尋ねられるが、「アクセス権を付与しない」にチェックを付けたままでも問題なくPDFをダウンロードできる。操作が簡単な反面、アクセス権のない人にもダウンロードされてしまうことがあるので、注意したい。

 

(文=大和川南/ライター)

 

 

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