Googleドライブに保存したスプレッドシートやドキュメント、スライドの書類を、飛行機での移動中など、インターネット接続のない環境で編集したい場合には、あらかじめ機能拡張を追加して設定をオンにしておけばOKだ。
機能拡張を追加して設定をオンにするだけ
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Googleのスプレッドシート、ドキュメント、スライドといった機能は便利な機能が無料で使えるので何かと重宝するが、その利用に際してはインターネットへの接続が前提となっている。だが、外出先や移動中などでインターネット接続に制約がある場合も利用したいというケースは多いだろう。
そんなときは、Google Chromeに「Google オフライン ドキュメント」拡張機能をインストールし、オフラインで利用する設定をオンにしておこう。すると、インターネット接続のない環境でもスプレッドシート、ドキュメント、スライドの各種書類が利用できるようになる。ただし、確実に利用するたためには、目的の書類を事前に開いてオフラインでの使用をオンにしておく必要がある。なお、ここではWindows版のChromeでの手順を紹介しているが、macOS版でも同様に作業できる。また、スマホの場合は専用の公式アプリを使えば、同様にオフラインでの利用が可能だ。
あらかじめ、Google Chromeに「Googleオフラインドキュメント」機能拡張をインストールしておく
Googleドライブにアクセスし、右上の歯車アイコンの「設定」をクリックし、表示されたメニューで「設定」を選択する。「設定」の「全般」で「オフライン」にチェックを付けたら、「完了」をクリックしよう
Googleドライブのオフラインで利用したいスプレッドシート、ドキュメント、スライドを開き、「ファイル」メニューの「オフラインで使用可能にする」を選択する
「オフラインで使用可能にする」をオンにした項目は、Googleドライブの一覧でチェックマークが表示される
オフラインでGoogleドライブにアクセスすると、利用できない書類などは一覧でグレー表示される。明示的に「オフラインで使用可能にする」をオンにしていない場合でも、一部の最近のものはオフラインで開けるケースがあるが、確実に利用したい場合には、やはり「オフラインで使用可能にする」をオンにしておく方がいいだろう。
なお、オフラインでの利用を解除したい場合には、「ファイル」メニューで再び「オフラインで使用可能にする」を選択して、チェックを外せばOKだ。
