【今さら聞けない】PDFって何? OfficeのWordやExcelからPDFに変換する方法

最近では、文書をPDFでやり取りすることも増えてきた。見積書などの文書を「PDFで送ってください」などと言われたら、どうしたらいいのだろうか。「そもそもPDFとは何か」「PDFのメリットは何か」など、ぜひ知っておきたい知識も併せて紹介したい。

PDFとは何か

 PDFとは、「Portable Document Format」の略で、米アドビシステムズが1993年に定めた規格だ。当初は商業印刷に使われることが多かったが、その後、広く使われるようになり、現在では印刷業界だけでなく、さまざまな場面で利用されている。
 PDFが誕生する前、あるファイルを印刷したいとき、そのファイルを作成したアプリがなければ印刷できなかった。例えば、Wordで作成した文書を印刷したければ、Wordを入手するしかなかった。画像に変換しておけば別のアプリからも印刷できるが、文書を画像に変換すると、1ページずつ別々のファイルになってしまったり、解像度が粗くなってしまったり、逆に解像度が高いとファイルのサイズが増えてしまったり、他の問題が生じてしまう。
 そこで考案されたのがPDFだ。PDFは、アドビが配布する無料アプリ「Acrobat Reader」で開いて印刷できる。つまり、Word文書を印刷したいだけなら、PDFに変換して配布し、それをAcrobat Readerで開いて印刷すればいい。Wordをパソコンに入れておく必要はなくなるわけだ。
 PDFに変換すると、文書を拡大表示しても元の文書と同じように見えるので、表示が粗くなることはない。また、内部で画像などは自動的に圧縮されるので、ファイルサイズも小さくなり、スマホなどストレージ容量の少ない機器での表示にも適している。
 以前は、特定のアプリのファイルをPDFに変換するのに有料の「Acrobat」が必要だったが、現在はWindows 10やmacOSなどOSレベルでPDFへの出力を対応しているため、変換するだけなら他にアプリを購入する必要はない。

【今さら聞けない】PDFって何? OfficeのWordやExcelからPDFに変換する方法

(Image:MichaelJayBerlin / Shutterstock.com)

PDFのその他のメリット

 WordやExcelの文書なら、PDFに頼らなくても、ほとんどのパソコンにすでにMicrosoft Officeがインストールされているので開けるだろう。Microsoft Officeがなくても、Office文書を開ける無料のWebサービスはたくさん存在する。「じゃあ、PDFって意味がないのでは?」と思うかもしれない。しかし、PDFにはもっと便利な機能が備わっている。
 まず、いろいろなファイルをまとめて、1つのファイルにすることができる。WordとExcelの文書に、画像、さらには音楽や動画をファイル内で再生できるように埋め込むことも可能だ。
 また、パスワードを設定して、中身を改ざんされないようにしたり、一定期限後に閲覧できないように設定したりもできる。「重要」などの文字列や日付の入ったスタンプを押したり、印鑑を押したりも可能だ。さらに、複数のメンバーでPDFを共有してコメントを入力し、それに対して返信を書き込むなどの使い方もできる。

 このように、いいことずくめのPDFだが、デメリットもある。例えば、PDFに変換したデータを元のアプリのファイルに戻すことは難しい。絶対にできないわけではなく、Word文書などに変換する方法もあるが、完全ではない。また、PDFに変換した文書は、特別な制限をかけていなければ、コピー&ペーストも自由にできるが、スペースが勝手に挿入されるなどのトラブルも起きやすい。アプリからPDFへの変換は一方通行だと考えておくべきだろう。

Word文書をPDFに変換する

 では、Word文書をPDFに変換する方法を見ていこう。Excelでもほぼ同じだ。その他のアプリでも、印刷画面から変換できることが多い。

【今さら聞けない】PDFって何? OfficeのWordやExcelからPDFに変換する方法

変換したい文書を開いて、「ファイル」メニューをクリックする

【今さら聞けない】PDFって何? OfficeのWordやExcelからPDFに変換する方法

「印刷」をクリックする

【今さら聞けない】PDFって何? OfficeのWordやExcelからPDFに変換する方法

「印刷」画面で、「プリンター」に「Microsoft Print to PDF」を選択し、左上の「印刷」をクリックする。あとは、保存場所を選択して保存すればよい

【今さら聞けない】PDFって何? OfficeのWordやExcelからPDFに変換する方法

パソコンのAcrobat Readerで表示してみた。拡大しても文字は美しく表示され、印刷結果もWordから印刷した場合と変わらない

【今さら聞けない】PDFって何? OfficeのWordやExcelからPDFに変換する方法

スマホのAcrobat Readerで表示してみた。こちらも、拡大しても美しく表示される

PDFの表示は、Acrobat Reader以外にもいろんなアプリで可能だ。EdgeやChromeなどブラウザでも表示できる。このように、表示する環境が整っているのもPDFのメリットだと言える。

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