Outlookの「クイック操作機能」がデキる奴ほどQOLが高い!?

社会人なら、ビジネスシーンで日常的にメールソフトを使用する人が多いのではないだろうか。一般社団法人日本ビジネスメール協会による仕事でのメールの利用状況や実態を調査した「ビジネスメール実態調査2020」によると、最も多く使用されていたメールソフトが「Outlook(Office 365を含む)」、ついで「Gmail(G Suiteを含む)」だった。Outlookは、メールの送受信のみならず、予定表や連絡先、タスク管理といった仕事上で必須となるツールが網羅されている。そんなOutlookの時短技として「クイック操作機能」が注目の的に。その使用方法と知っておくべきポイントを紹介する。

ワンクリックで一括操作が可能に!?

(Image:monticello / Shutterstock.com)

件名やあいさつ文などの定型メールもクイック操作で呼び出せる

 クイック操作とは、使用頻度の高い操作を、ワンクリックで手軽に実行できるようにするもの。先方への返信作業や新規メール作成、転送のほか、フォルダ移動までをワンクリックで自動化にすることができる。クイック操作の使い方は簡単で、一度覚えてしまえば一生使える有効的なツールである。Outlookの「ホーム」タブから「クイック操作」の右下矢印をクリックすると、クイック操作の編集ウィンドウが表示され、ワンクリックで行いたいアクションを登録できる。メールの定型文などを登録したい場合は、クイック操作したい項目の「アクション」にある「メッセージの作成」を選択。宛先や件名を入力し、ショートカットキーを登録することで、ワンクリックでボックスに追加されるのだ。

 メールでのルーチンワークをする機会の多いサラリーマンであれば、使わない手はないだろう。社内でのメールの転送やパスワードの送信といった些細な作業の簡略化すれば、その時間を業務時間短縮に。忙しい毎日を過ごす人にとっては、心にも余裕が持てる便利な機能になり得るのではないだろうか。

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