Gmailをさらに快適に使うために、知っていて損はない4つの隠れ機能!

誤送信を防ぐ!時差送信設定

仕事で使用しているユーザーにはメリットの大きい機能が充実している

 上記のような受信メールだけでなく、“送信メール”に対する機能も豊富に揃っているため、ぜひ実践をオススメしたい。

3.送信の取り消しが可能な時間を変更する
 Gmailにはユーザーがメール送信ボタンを押した後、5秒間の待機時間が設けられた「送信取り消し機能」が存在している。もしかしたら送信に要する時間だと思っていた人もいるかもしれないが、この待機時間の間は実質、メールは送信されていない。待機時間後に送信が完了しているのだ。その間に添付ファイルの漏れに気が付いたり、送信相手を間違えたりした場合に送信を取り消すことができる。と言っても、5秒ではなかなかミスを見つけるのに難しい。そんな人のために、設定変更で待機時間を最大30秒まで延長することができる。場合によっては相手の信頼を欠く恐れもある送信ミスの事前防止には有効的だ。

4.標準の返信操作を「全員に返信」に切り替える
 毎日メールを利用するサラリーマンであれば、一度くらいは全員に返信をするのをわすれてしまい送信者のみに返信してしまった経験があるのではないだろうか。実は、返信ボタンのデフォルトを「全員に返信」に変更することも可能だ。「設定」の「すべての設定を表示」から「返信時のデフォルトの動作」で「全員に返信」を選択すると設定できる。これにより返信内容の情報を共有し忘れるミスの削減につながるが、必要のない内容まで全員返信で共有されないよう送信前の十分な確認は必要だ。

 その他、メール作成や受信トレイの移動などが簡単にできる「ショートカットキー」の設定を行なえば、時短にもつながり、より効率的な作業ができるだろう。こういった機能も最大限利用しながら自分に合った快適な働き方を実現してほしい。

※サムネイル画像(Image:RutySoft / Shutterstock.com)

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