「調整さん」とは? 人気の理由や主催者側・参加者側の作り方を解説!

歓送迎会や会議の日程調整など、参加者が多いイベントの日程を調整するのに「調整さん」というWebサービスがとても便利である。しかし、調整さんの作り方がよくわからないという声も多い。この記事では、調整さんの作り方などについて詳しく解説する。

「調整さん」とは

(Image:chouseisan.com)

 会社の仕事や大学の授業でテレワークが主流となり、オフィスや教室で同僚やクラスメート、サークル仲間と顔を実際に合わせる機会が少なくなってしまったという方も多いことだろう。

 顔を合わせる機会が多ければ、飲み会や会議、ちょっとした顔合わせなどのイベントの日程調整も、人が集まったときに気軽に行える。しかし、テレワーク中心の生活では、ちょっとした日程調整が難しいのが現状だ。

 そこで、日程調整できる人気Webサービス「調整さん」がオススメだ。この記事では、調整さんとはどのようなWebサービスで、主催者のイベントの作り方などの使い方はどうしたらいいのか、詳しく解説する。

・URLを共有してスケジュール調整ができるWebサービス

 調整さんとはWeb上で簡単に主催者がイベントを設定して、参加予定者との日程調整ができる人気のWebサービスである。

 飲み会や会議の日程調整というと、通常は主催者がメールやLINEで参加予定者の都合のいい日を聞いて、その上で主催者が日程調整するのが一般的なやり方だ。しかし、参加者の人数が多いと、主催者がメールやLINEの返信を取りまとめるだけで大変な手間になってしまう。

 調整さんを使うと、主催者がいくつか提案した日程に対して参加者が参加できるかどうかを簡単に返事ができて、参加できる人が多い日程を簡単に選択できる。イベントの日程調整にいつも困っている主催者の人は、ぜひ調整さんを使ってみよう。

「調整さん」が人気の理由

(Image:chouseisan.com)

 Webサービスの調整さんは、イベントの主催者の方にとても人気で、利用者が大きく増加している。Webサービスでもアプリでも、日程調整できるツールは他にも色々とある中で、特にWebサービスの調整さんに大きな人気が集まっている理由とは、どのような理由なのだろうか。調整さんが人気の理由を解説する。

【理由①】アカウント登録不要で手軽に使える

 調整さんが人気の理由の一つには、イベントの主催者も主催者から出欠連絡を求められる参加者も、アカウント登録無しで手軽に利用できるという点がある。アプリでもWebサービスでも、同じような日程調整ツールの中には、参加者はアカウントなしでも利用できても、主催者にはアカウント登録を求めるものがある。

 アカウント登録はメールアドレスだけだとしても、登録したメールアドレスに後々たくさんのメルマガが送られてくる可能性がある。できることなら、Webサービスやツールに自分の個人情報を渡したくないと考えるユーザーは多いものだ。

 その点、調整さんならアカウント登録をしなくても、イベントの作成も出欠の返事も簡単にできる。出欠確認のときに名前を入力しなければいけないが、Webサービスへの名前の入力が不安なら、主催者にだけわかるニックネームを使うことも可能だ。

 アカウント登録無しで使える日程調整ツールであるということが、調整さんが人気の理由の一つである。

【理由②】集計を自動的にやってくれる

 調整さんが人気の理由とは、参加予定者からの返事の集計を自動で行ってくれる便利な点にある。主催者が調整さんで提案した日程ごとの参加者の返信は自動で集計される。どの日程なら最も多くの人が参加できるのかが、自動でわかるので調整さんはとても便利なのである。

 LINEのトークルームで使える日程調整ツールにも便利な自動集計機能がついているが、参加者全員のLINEアカウントを知らないと利用できない。また、参加して欲しいメンバーがLINEのグループトークに参加していないこともある。

 調整さんなら特定のアプリを使っていなくても誰でも使えるWebツールなので、メールや電話番号しかわからない相手にもSMSで調整さんのURLを送ることができる。もしも調整さんを使わずに、メールやSMSだけでイベントの日程調整をしようとすると、届いた返事の集計は手動での集計になる。

 参加人数が多いと手動集計はとても手間のかかる大変な作業になってしまうので、調整さんを使うととても便利になる。自動集計機能が使える点が、調整さんの人気の理由である。

【理由③】さまざまなデバイスから使える

 調整さんが人気の理由とは、調整さんがブラウザで利用するWebサービスであるという点である。もしも調整さんがアプリであれば、アプリを使っていない人とは日程調整ができない。また、アプリであれば使えるデバイスの種類が限られているものも多い。

 しかし、調整さんはブラウザで開けるWebサービスである。ブラウザはPCでもスマホでもタブレットでも利用できるので、デバイスの種類を問わず、誰とでも日程調整が可能である。

 iPhoneユーザーだけ、Androidユーザーだけ、PC同士だけ、といったデバイスの縛りなく、相手がどのようなデバイスを使っていても利用できるという点が、調整さんが人気の理由である。

「調整さん」の作り方【主催者の場合】

 それでは調整さんの作り方とはどのようにすればいいのだろうか。ここからは、調整さんでイベントの出欠表の作り方と使い方について見ていこう。飲み会や会議などのイベントの主催者が、イベントの予定と出欠表を作って、候補日程を参加者へ送信するまでの使い方の流れは次のとおりである。

 イベントの主催者は調整さんのWebサイトを開いて作成していこう。

【手順①】イベント名を入力する

 主催者が調整さんのWebサイトを開いたら、まずはイベント名を入力する。

「STEP1 イベント名」に主催するイベント名を入力する

 必要に応じてメモにテキストを入力することもできる。

必要に応じてメモ欄も活用しよう

 イベントの趣旨や出欠の返信の締切日はこちらに記載しよう。

【手順②】候補日程を入力する

 次にイベントの候補日程を入力する。画面上のカレンダーで候補日をクリックすると、その日付が入力される。

カレンダーの日付をクリックする

クリックした日付が候補日程に入力される

 時間も自動で入力されるが変更したければ手動で変更できる。

「候補日程」の中に自動入力された時間を必要に応じて手動で変更する

【手順③】「出欠表をつくる」ボタンを押す

 イベントの名前の設定と候補日程の設定ができたら、利用規約をよく読み、同意できたら出欠表の作成ボタンを押す。

「出欠表をつくる」をクリックする

 するとイベントページが作成される。

【手順④】発行されたURLをコピーし参加者に知らせる

 イベントページが作成されると、そのURLが調整さんから発行される。

調整さんで作成されたイベントページのURLを確認してコピーする

メールやLINEなどにコピーした調整さんのイベントページのURLを貼り付けて参加予定者に送信し、イベント開催を知らせる

「調整さん」の使い方【参加者の場合】

 次に参加者の側の調整さんの使い方について見ていこう。イベントの主催者から調整さんで設定したイベントの出欠表がメールやLINEで送られてきたら、参加者はどのような使い方をすればいいのだろうか。次の手順で出欠表へ返事をする使い方をしよう。

【手順①】送付されたURLを開いて「出欠を入力する」をクリックする

 参加者は主催者から送信されたメールやLINEに記載されている調整さんのURLをクリックする。

主催者からのメッセージに記載された調整さんのURLをクリックする

 すると調整さんのイベントページが開く。

調整さんの「出欠を入力する」をクリックする

【手順②】名前を入力し候補日に◯△×を選択する

 参加者が出欠を入力するページが開く。名前と参加できる日程を入力する。

「名前」欄に名前を入力する

主催者から提案された日程に○、△、×をつける

【手順③】必要があればコメント欄にコメントを入力する

 参加者が入力できるコメント欄があるので、必要に応じてコメントを書き込む。

必要があればコメントを入力する

 名前と日程ごとの出欠確認、コメントの入力を確認したら入力ボタンを押す。

「入力する」を押して送信する

 するとイベントページに送信した出欠確認が掲載される。

参加者が送信した出欠確認をイベントページで確認できる

「調整さん」の会員登録すると使える便利な機能は?

 上記の使い方の手順でご紹介した機能は、調整さんのアカウント作成なしでも使える機能である。アカウント無しでの使い方の他に、会員登録すると使えるようになる便利な機能もある。調整さんの会員登録は無料でメールアドレスの登録もしくはGoogleアカウント連携でできる。

 無料会員登録をすると、調整さんではアカウントなしのときでは使えなかった便利な機能が使えるようになるので、調整さんで頻繁にイベントを作成する場合にはアカウント作成をオススメする。

 調整さんに会員登録することで使えるようになる便利な3つの機能とはどのような機能なのだろうか。詳しく解説する。

【機能①】マイページで履歴が確認できる

 調整さんに会員登録することで使えるようになる便利な機能とは、マイページ機能である。調整さんに会員登録すると、マイページを見られるようになる。マイページには自分が作成したイベントの他に、調整さんで他の主催者のイベントへの返事も確認できる。

 自分が主催したイベントだけでなく、他の主催者が自分に招待状を送ってくれたイベントの確認もできるのでとても便利である。

【機能②】ブラウザデータが消えた場合もイベント編集ができる

 調整さんに会員登録することで使えるようになる便利な機能とは、Cookieに依存せずにイベント編集ができるようになるという点である。

 Cookieとは同じWebサイトを次回開いたときに、表示した画像などの表示速度を高速化するために、Webサイトのデータをブラウザに蓄積するものである。アカウント無しで調整さんでイベントの編集ができるのは、ブラウザに調整さんでイベントを作成したときのデータをCookieで保存しているためである。

 そのためにアカウント無しで調整さんでイベントを作成した場合でも、ブラウザに残っているCookieのデータでイベントの編集ができる。しかし、ブラウザからCookieを削除してしまった場合には、イベントの編集ページへ入れなくなってしまう。

 主催者としてイベントの詳細ページを削除したくても、ログインなしではCookie削除後はイベント削除はできないのである。しかし、アカウントを作成しておけば、イベントの情報はアカウントに紐付けられて保存される。

 ブラウザのCookieを削除してしまったとしても、ログインすればイベントの編集や削除が可能である。

【機能③】違うデバイスからの編集ができる

 調整さんでアカウントを作成しない場合には、イベントの編集はブラウザのCookieに依存して行うので、イベントを作成したデバイスの同じブラウザからしかできない。同じデバイスであっても、違うブラウザからは編集ができない。

 しかし、アカウントを作成すればイベントの情報はマイページから確認できるようになる。違うデバイスや違うブラウザからでも、同じメールアドレスなどでログインすれば、マイページからイベント情報を編集できるようになる。

 アカウント作成をすれば、違うデバイスや違うブラウザからでも編集ができるようになる。イベントの作成と参加者の招待はPCから行い、スマホやタブレットから編集する、といった使い方も可能になる。頻繁に利用するようであれば、アカウントを作成したほうが調整さんの使い方がとても便利になる。

※サムネイル画像(Image:chouseisan.com)

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