PDFで届いた請求書を印刷して「紙での保存」がNGに! 電子帳簿保存法の改正ってなんだ?

2022年1月1日から電子帳簿保存法が改正される。なんとPDFファイルで送付された請求書などは、紙にプリントアウトして保存しておくことがNGとなってしまうというのだ。電子化・非対面の進む現在は「うちは請求書はPDFで」なんて企業も増えているが、うっかりミスで法に触れてしまうことは避けたい。

しかし今回の改正を「改正内容を詳しく知らない」という人が73.4%にものぼるという結果も出ており(株式会社ラクス「電子帳簿保存法に関する意識調査」より)、全国でうっかりさんが多発しないことを願うばかりなのだ。

電子帳簿保存法の概要と今回の改正の課題

全国の経理担当者で「知らない」が24.1%も。この認知率の低さは誰の責任となるなのだろうか……?全国の経理担当者で「知らない」が24.1%も。この認知率の低さは誰の責任となるなのだろうか……?(ラクス調べ)

そもそも電子帳簿保存法は、1998年に制定された。高度情報化やペーパーレス化が進展しはじめた当時、会計処理の分野でもコンピュータを使用した帳簿書類の作成が普及してきた。そのため紙での保存が義務付けられていた様々な書類も電子化して保存することが認められはじめ、電子帳簿保存法が誕生した。

今回の改正の目的は企業のさらなる電子化推進にある。テレワークが一般的となった時勢に合わせた改正となり、「帳簿」「書類」「電子取引情報」の3つに分類された書類のうち、電子取引情報は紙での保存がNGとなっているのだ。

この電子取引情報には「電子メールにより受領した請求書や領収書等のデータ」「インターネットのホームページからダウンロード・スクリーンショットした請求書や領収書等のデータ」等が該当するといい、冒頭のPDFの請求書もここに該当するため、「紙で保存しちゃダメよ」となるというのだ。

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