Gmail「アーカイブ」で受信箱を整理整頓！自動でアーカイブを整理するやり方も

【筆者の事例】Gmailを送信元ごとに自動アーカイブして受信トレイを整理

筆者の場合は、Gmailのアーカイブ機能は「メールの自動振り分け設定」とセットで使っています。Gmailのアーカイブ機能を使えばたまに見返したいけれど受信トレイに表示させるほどではないメールマガジンなどを自動的にアーカイブし、削除することなく受信トレイをすっきり整理することが可能。よって筆者は通販サイトやアプリの面倒くさい通知を、一括でアーカイブしています。

自動アーカイブの手順は以下の通り。なお、この設定はGmailのアプリからすることはできません。パソコンからGmailを開いて設定するか、スマホではSafariなどのブラウザでGmailにログインして設定することが可能です。

パソコンから設定する場合

【1】自動アーカイブしたいメールを表示させ、①右上の点が三つ並んだ箇所をクリックします

【2】②「メールの自動振り分け設定」をクリックします

【3】③「From」に自動アーカイブしたいメールアドレスが表示されているか確認し、④「フィルタを作成」をクリックします

【4】⑤「受信トレイをスキップ（アーカイブする）」のボックスをクリックしてチェックマークが表示されたか確認し、⑥「フィルタを作成」をクリックします。これでこのメールアドレスから送られてくるメールは受信トレイには表示されず、自動的にアーカイブされます

スマホから設定する方法

スマホから自動アーカイブを設定する場合は、Gmailのアプリからは設定できないのでまずサファリなどのブラウザからGmailにログインします。

Gmailの表示をモバイルからデスクトップに変更し、上部の「フィルタを作成」をタップします。自動アーカイブしたいメールのアドレスを入力し、あとは上記パソコンと同様にフィルタを作成すれば設定完了です。

まとめ

ごちゃごちゃしがちなGmailの受信トレイですが、アーカイブを使いこなせばすっきり整理整頓できた受信トレイにすることができます！特に自動アーカイブを利用すれば手をわずらわせることなくメルマガや自動返信メールをアーカイブへ振り分けて、必要なときだけ検索することができるので便利です。

筆者はGmail利用歴は長いもののアーカイブ機能はあまり使いこなせていなかったのですが、ある時、自動アーカイブを覚えてから便利さに気づいて愛用しています。ぜひ利用してみてください。