2020年に入り地球規模で感染が拡大した新型コロナウイルス感染症は、ビジネスの世界にも大きな影響を与えた。日本でも緊急事態宣言の発令で人の移動が厳しく制限され、国から企業に向けて社員が各自の自宅から仕事をするテレワークが推奨されるようになった。そんな中で多くの企業で取り入れられるようになったのが、顔を合わせない社員のコミュニケーションに利用できるチャットツールだ。
今回は、そんなチャットツールを使う際に心がけたい使い方のポイントを3つご紹介したい。
相手に向かって“話しかける”メンション機能
（Image:Sharaf Maksumov / Shutterstock.com） Chatworkなど主要なチャットツールは世界中で利用されている
ビジネス用のチャットツールには、「Chatwork」「Slack」「LINE WORKS」など様々な種類がある。グループチャットなどメールよりも手軽に情報を共有できる機能もあり、コロナ以前から利用していたビジネスパーソンも少なくないだろう。そのため、テレワークが始まった時点で利用経験の有無の差も生じていたのではないだろうか。今回ご紹介するのは、その差を埋めるちょっとしたテクニックだ。
【チャットツールの使い方ポイント3選】
1．メンション機能
「メンション機能」とは、特定の相手に直接呼びかける機能だ。とくに大人数のチャットルームにおいて有用で、多くの発言が飛び交っている中でも強調して表示されるため「自分へのメッセージだな」と確実に相手に伝えることができる。
オフィスで顔を合わせていれば雑談の中で「あの件ってどうなりました？」と何気なくリマインドできる要件も、テレワークでは直接メッセージを送らなければ確認することができない。詰問しているように思われるのを恐れて、ギリギリになるまで伝わっているか聞きづらいと感じる人もいるだろう。リマインドが苦手な人ほど、メンション機能を活用していこう。
相手の反応を見ながら説明ができないからこそ、伝わりやすい伝達が重要に
2．タスクを管理する
Slackなどでは外部ソフトを導入する必要があるが、やるべきことをタスクとして残し業務の抜け漏れを防ぐことができる。タスクを立てる作業は他人に対してもでき、例えば上司が部下に対して「週末までに片付けておくように」と伝えた自分の発言をタスク化して、部下のタスクとして登録することもできる。
3．返事は素早く、文章は簡潔に
LINE WORKSのような“既読機能”のあるサービスもあるが、多くのサービスではメッセージを送った相手にいつ伝わったかは判別ができない。そのため自分に宛てられた内容には極力すぐに返信をすることで、円滑なコミュニケーションを図ることができる。また、相手に何かを伝えたいときの文面は箇条書きなどパッとわかる表現で、内容の齟齬が出ないように注意してほしい。
文章は長ければ長いほど“伝言ゲーム”の要素が増し、内容は伝わりづらくなっていくもの。端的に要素を並べて効率的な伝達を心がけたい。
テレワークでは相手の顔が見えず、どんな反応をしているかもわかりづらい。だからこそ、気配り・心配りでネットを介しながらでも相手に自分の表情が伝わるような密なコミュニケーションを意識していこう。
参照元：テレワークで伸びる会社は「チャット」の使い方が違う？今すぐ見直すべきポイント【Web担当者Forum】
※サムネイル画像（Image:Sharaf Maksumov / Shutterstock.com）
