コロナ禍でのテレワークの普及もあり、ビジネスシーンでのコミュニケーションにおいてメールの重要性が増した1年となった2020年。テレワークを実施していたあなたも、これまで以上に同僚とメールでやりとりを繰り返したことだろう。しかし注意してもらいたいのは、メールには相手に嫌がられるタイプの文面もあるということ。不必要な一言で、相手を不快にさせてしまってはコミュニケーションとしてはあまり望ましくないはずだ。
今回は、そんなメールでのコミュニケーションのNGポイントをご紹介していく。
必ず気をつけたいメールの5大NGポイント
自宅やカフェで働くテレワークは“仕事”を意識しづらくなる
相手に嫌われるタイプのメールにはいくつかのパターンがあるという。
1.本文が長すぎる
あなた自身に置き換えて考えたらわかることだが、受け取ったメールを開いたら文字がびっしりと並んでいたらそれだけで読む気が数割削られることだろう。それは当然、他人が見ても同じこと。自分がメールを出すときには、本文は簡潔にして何を伝えたいのかを明確にする文章を心がけたい。
2.求めていることがあいまい
チームでプロジェクトを進めているとき、円滑な進行には「誰が何をすべきか」ははっきりさせておくことが欠かせない。後から「他の人がやると思っていた」と進行が滞っていたことが判明して途端に進行スケジュールがバタバタしてしまうのは、誰しも一度は経験したことがあるのではないだろうか。そんな惨事を防ぐためにも、担当箇所は前もってきっちり振り分けておくことが大切だ。
チームの結束力が弱まらないよう意識したい
3.質問に回答しない
仕事の進行上で疑問が生じたら、リーダーに問い合わせて解消しておくのは当然のことだ。日々顔を合わせていたこれまでなら、些細な質問は口頭で聞けば十分だったが現在はメール等で聞く必要がある。その質問をうっかりスルーしてしまうと進行が止まってしまったり、リーダーへの不満として蓄積されたりしかねない。トラブルの芽は早めに摘んでおこう。またあなたが質問する側になるのであれば、質問を見落としてスルーされないよう、その部分だけ段落を分けて箇条書きにするなど、見落とされない工夫をすることも大切だ。
4.怒りをぶつける
メールは相手の顔が見えないこともあって、言葉で伝えるよりも相手への不満が出てしまいがちだ。しかし怒りをぶつけてもチームの雰囲気を悪化させてしまい、それまで築いてきた信頼関係も壊れかねない。指導のために叱るのと、不満に対して怒るのは別物だ。一度書いた文章を、時間を置いて見直したりと、感情的にならない文章を心がけよう。
5.メールで相手を避ける
上記の怒りをぶつけるにも近い話だが、チーム内であまり反りが合わない相手とは「会話せずにメールで済ませたい」と思ってしまうもの。しかしチームとして機能するためにはメンバー同士の理解は不可欠だ。相手を敬遠してメールで連絡事項を済ませるよりも、Web会議等で顔を合わせてお互いを理解しあう努力をすれば、チームの結束力は必ず向上するだろう。
こうしてNG行動を振り返ってみると、「端的な報告」や「わかりやすい伝え方」、「相手を理解する」といった、これまで対面ではさほど意識せずにできていたチーム内のコミュニケーションが大切なことが改めてわかる。テレワークで直接のコミュニケーションの頻度は減ったとしても、その分を埋められるだけの密度のコミュニケーションが求められてくるはずだ。2021年の目標は「意思疎通」にしてもいいのかもしれない。
参照元：職場で誰もが嫌うメール5選【Forbes japan】