社会人なら、ビジネスシーンで日常的にメールソフトを使用する人が多いのではないだろうか。一般社団法人日本ビジネスメール協会による仕事でのメールの利用状況や実態を調査した「ビジネスメール実態調査2020」によると、最も多く使用されていたメールソフトが「Outlook（Office 365を含む）」、ついで「Gmail（G Suiteを含む）」だった。Outlookは、メールの送受信のみならず、予定表や連絡先、タスク管理といった仕事上で必須となるツールが網羅されている。そんなOutlookの時短技として「クイック操作機能」が注目の的に。その使用方法と知っておくべきポイントを紹介する。
ワンクリックで一括操作が可能に！？
件名やあいさつ文などの定型メールもクイック操作で呼び出せる
クイック操作とは、使用頻度の高い操作を、ワンクリックで手軽に実行できるようにするもの。先方への返信作業や新規メール作成、転送のほか、フォルダ移動までをワンクリックで自動化にすることができる。クイック操作の使い方は簡単で、一度覚えてしまえば一生使える有効的なツールである。Outlookの「ホーム」タブから「クイック操作」の右下矢印をクリックすると、クイック操作の編集ウィンドウが表示され、ワンクリックで行いたいアクションを登録できる。メールの定型文などを登録したい場合は、クイック操作したい項目の「アクション」にある「メッセージの作成」を選択。宛先や件名を入力し、ショートカットキーを登録することで、ワンクリックでボックスに追加されるのだ。
メールでのルーチンワークをする機会の多いサラリーマンであれば、使わない手はないだろう。社内でのメールの転送やパスワードの送信といった些細な作業の簡略化すれば、その時間を業務時間短縮に。忙しい毎日を過ごす人にとっては、心にも余裕が持てる便利な機能になり得るのではないだろうか。
メールの送受信作業を簡単に行うことで業務効率化につなげる
働き方改革が強く叫ばれる昨今、作業の効率アップを図ることは不可欠だ。PC操作の中で一番稼働時間が多いのがメールソフトだと言えるだろう。そこで業務効率化を図るためにはPC操作を自ら学ぶことが重要になってくるため、企業の中には、Office系のソフトの勉強会や研修を開いているところもあるほどだ。
今やOutlookを自己流にカスタマイズした“デキる”サラリーマンほど、QOL（クオリティ・オブ・ライフ）を向上させ、働き方改革を自ら実践していると言えるのかもしれない。そしてそこで得たスキルを、会社組織全体で共有することで、真の働き方改革の第一歩となるのではなだろう。
これからは仕事に対するやりがいだけでなく、いかに作業の時短を図れるかも働きやすい職場づくりに必要な視点となっていきそうだ。
参照元：Outlookの「クイック操作」を極めるべきワケ、メール送信の手間は9割削減できる【ビジネス＋IT】
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