グーグルが提供しているメール機能「Gmail」。グーグルの他機能との連携も取れる便利さゆえに、プライベートや仕事でも利用する人は多い。また、最近携帯3大キャリアがスタートさせた新料金プラン「ahamo」「povo」「LINEMO」はそれぞれキャリアメールが使用できないため、プラン変更時にGmailへの乗り換えを行ったユーザーも多いのではないだろうか。今回はそんなGmailの、知っておいて損はない隠れ機能を紹介していきたい。
受信メールも自分好みにカスタマイズ
（Image:RutySoft / Shutterstock.com） Gmailのユーザー数は世界中で15億人を超える（2018年時点／グーグル発表）
多くの機能が備わっているGmail。ところが、その機能をすべて使いこなしている人はどれくらいいるのだろう。「知っていても使えていない…」といった場合もあるだろうが、それほど手間なく便利さアップとなる機能も存在している。
1．複数のスターを有効にする
フィルタとラベルによるメールの振り分けや検索機能、後から見つけやすいよう手軽にメールのマーキングができる「スター機能」など、“受信されたメール”に関する便利機能は複数存在する。
しかしこれには、さらに便利な振り分けができるのをご存じだろうか？先ほどの「スター機能」は、複数のスターを設定できるという。「設定」から「全般」内の「スター」項目で、他のスターやアイコンの追加が可能。カラー違いのスターやチェックマーク、クエスチョンマークなどのアイコンがあるため、より視覚的にわかりやすく自分好みのカスタマイズが可能なようだ。
2．タブに未読メッセージ数を表示
放っておくとどんどん貯まってくるであろうビジネスメール。「設定」アイコンで「すべての設定を表示」の「詳細」から「未読メッセージ アイコン」を有効にすれば、アイコンの横にあなたの未読メールの数が表示されるようになる。新着メールが増えるたびに数字が更新されるため、リアルタイムでの受信状況が一目でわかる便利な機能だ。
仕事で使用しているユーザーにはメリットの大きい機能が充実している
上記のような受信メールだけでなく、“送信メール”に対する機能も豊富に揃っているため、ぜひ実践をオススメしたい。
3．送信の取り消しが可能な時間を変更する
Gmailにはユーザーがメール送信ボタンを押した後、5秒間の待機時間が設けられた「送信取り消し機能」が存在している。もしかしたら送信に要する時間だと思っていた人もいるかもしれないが、この待機時間の間は実質、メールは送信されていない。待機時間後に送信が完了しているのだ。その間に添付ファイルの漏れに気が付いたり、送信相手を間違えたりした場合に送信を取り消すことができる。と言っても、5秒ではなかなかミスを見つけるのに難しい。そんな人のために、設定変更で待機時間を最大30秒まで延長することができる。場合によっては相手の信頼を欠く恐れもある送信ミスの事前防止には有効的だ。
4．標準の返信操作を「全員に返信」に切り替える
毎日メールを利用するサラリーマンであれば、一度くらいは全員に返信をするのをわすれてしまい送信者のみに返信してしまった経験があるのではないだろうか。実は、返信ボタンのデフォルトを「全員に返信」に変更することも可能だ。「設定」の「すべての設定を表示」から「返信時のデフォルトの動作」で「全員に返信」を選択すると設定できる。これにより返信内容の情報を共有し忘れるミスの削減につながるが、必要のない内容まで全員返信で共有されないよう送信前の十分な確認は必要だ。
その他、メール作成や受信トレイの移動などが簡単にできる「ショートカットキー」の設定を行なえば、時短にもつながり、より効率的な作業ができるだろう。こういった機能も最大限利用しながら自分に合った快適な働き方を実現してほしい。
※サムネイル画像（Image:RutySoft / Shutterstock.com）
