もはやビジネスに欠かせないツールのひとつ「メール」。手軽に作成でき、送受信も簡単なため、誰もが利用していることだろう。ところがあまりに数が多いと、確認するだけで時間が取られるし、大事なメールが埋もれて確認できずトラブルになることも。ほかの人はどのくらいメールに時間を割いているのだろう。メールにまつわるあれこれを調査した調査結果がこのほど発表された。
意味不明なメールのやり取りは時間泥棒？
日々大量に届くメールを一つひとつ処理するには多大な時間と手間がかかる
さて、みなさんは1日に何通のメールを処理しているだろう。メールの確認と返信に追われ、気がつけばお昼を回っていたなんて日もあるのではないか。特に休み明けはさばくだけで一仕事だ。しかも要領を得ない内容の場合、何が言いたいのか確認するところから始まるため、何往復もやりとりする羽目になる。便利なはずのツールがストレスにもなっているのが現状だろう。
このたび日本ビジネスメール協会は、仕事におけるメールの利用状況と実態を調査した「ビジネスメール実態調査2021」を発表。これは、2007年から毎年調査しているもので、1,540人から、ビジネスメールのさまざまな項目について回答を得た。
テレワークが増え、コミュニケーション手段としてウェブ会議を挙げる人も
調査によると、仕事で使っている主なコミュニケーション手段の第1位は「メール」98.9％と、ほぼ100％に近い人がメールをあげた。また、メールの送受信に利用している主な機器は、仕事では「パソコン」99. 61％と多く、クライアントソフトでは、「Outlook」もしくは「Gmail」の2強となった。
そして気になる1日平均の送信数は「13.63通」で、受信数は「51.1通」。メールを1通書くのに要する平均時間は「5分」33.81%が最も多く、ついで「3分」22.06%、「2分」10.35%、「1分」6.26%、「4分」2.52%、となった。これを合計すると72．48％となるため、7割を超える人が1通あたり5分以内で書いていることが分かり、全体の平均時間は5分27秒だということが判明した。さらに、ほとんどの人が1日に81分メールを書き、69分メールを読んでおり、2時間30分はメールに対応していることが明らかとなった。
また、そして想像はつくが、残業時間が長いと感じている人ほど、受信数が多いという結果となった。そのほかにも
・返信が遅れてしまう理由は「すぐに結論が出せない」52.1％が最多。
・約4割の人がメールの失敗をしており、その第1位は「添付ファイルの付け忘れ」。
・半数近い人がメールを受け取り、不快に感じたことがあり、その第1位は「質問に答えていない」。
ということが分かった。
去年よりテレワークの人が増え、メールを使う頻度がいっそう高くなり、悩まされることも多くなっていることだろう。メールに振り回されず効果的に使いたいものだ。
出典元：「ビジネスメール実態調査2021」発表【一般社団法人日本ビジネスメール協会】