会社でOutlookを使っている人は多いはず。メールを使った仕事をなるべく早く片付けるためには、ショートカットキーを覚えて使いこなすのが一番の早道だ。ここでは、どんな環境でも使える基本的なショートカットキーを7つ紹介する。
ショートカットを覚えれば、メール仕事は10倍速くなる！
（Image:dennizn / Shutterstock.com）
パソコンを使った仕事を速く終わらせようと思ったら、マウス操作をできるだけキーボード操作に切り替えていく必要がある。なぜなら、マウスとキーボードの間を右手が往復する時間や、クリックしたいボタンにマウスポインターを移動させる時間が無駄だからだ。操作によっては、かかる時間が数分の1程度まで時短になることも考えられる。
Outlookは、Excelと比べてショートカットキーが少ない方だが、メールを1日に何通も書いているなら、ここで紹介するショートカットキーは必ず覚えたい。ショートカットキーで1通あたり30秒節約できるとしたら、1日10通書けば5分、1ヶ月で約100分、1年ならなんと1200分＝20時間も早く仕事が終わるのだ。
■1.返信
まず覚えたいのが返信だ。受信したメールを表示した状態で「Ctrl＋R」を押すと、返信ウィンドウが表示される。もしCCに書かれているアドレスにも、あわせて返信を書きたいなら「Ctrl＋Shift＋R」を押せばよい。
「Ctrl＋R」を押せば、このように返信を書くためのウィンドウが表示される
■2.新規メール
新しくメールを書きたいなら、「Ctrl＋N」を押して新規メッセージウィンドウを表示する。
新規メッセージウィンドウが表示されたら、「宛先」に送信先のアドレス、「件名」にメールのタイトル、そして下に本文を入力する
■3.メール送信
本文だけでなく、宛先や件名も書き終わったら、メールを送信する。「Alt＋S」で送信できるが、「Alt」キーが押しづらいと感じる人は、「Ctrl＋Enter」でもよい。
「送信」ボタンをクリックするより、「Alt＋S」または「Ctrl＋Enter」の方がずっと高速にメールを送信可能だ
■4.フラグ
メールの返信し忘れは、大きなトラブルにつながる。重要なメールを見落とさないためには、フラグを付けておくとよい。フラグはリボンでも付けられるが、中央のメッセージ一覧でメールを選択して、「Insert」キーを押せばよい。
フラグを付けると、メッセージ一覧にフラグが表示される。もう一度「Insert」キーを押すと、フラグが完了アイコンに変化する
■5.アーカイブ
読み終わって保存しておきたいメールや、返信対応が終わったメールは、「BackSpace」キーを押して「アーカイブ」フォルダーに移動しておこう。リボンの「アーカイブ」をクリックするより、「BackSpace」キーの方がずっと早い。
「BackSpace」キーでメールをアーカイブすると、受信トレイから「アーカイブ」フォルダーにメールが移動される
■6.検索ボックス
メールを検索するとき、メッセージ一覧の上にある検索ボックスをクリックし、キーワードを入力するが、「Ctrl＋E」または「F3」キーを押せば、すぐにキーワードが入力できて便利だ。
キーワードの検索対象は、本文だけでなく、タイトル、送信者などメール全般だ。また、一部でも検索にヒットする。たとえば、キーワードに「電柱組」と入力すれば「電柱」や「組」だけでもヒットする
■7.カレンダー
Outlookのカレンダー機能を使っている人は、メール画面の表示中に「Ctrl＋2」キーを押してみよう。カレンダーに切り替わるはずだ。手早くカレンダーで予定をチェックしたい人に便利だろう。
メール画面に戻るには「Ctrl＋1」キーを押せばよい。セットにして覚えておきたい
ショートカットキーは、メールに限らず、パソコンを使った仕事にかかる時間を減らすのになくてはならない仕組みだ。ここに挙げたものは大半のユーザーに必要なものばかりなので、必ず覚えて使いこなして時短に繋げて欲しい。