スプレッドシートの複数のプルダウンを連動させる方法 – 「データの入力規則」を活用

「ドロップダウンリスト」とも呼ばれるスプレッドシートのプルダウン。すでに決まっている値を事前に設定することで、入力が便利になる機能です。実は複数のプルダウンを連動させることでより便利に使うことができます。この記事ではスプレッドシートのプルダウンを複数連動させる方法についてご紹介します。

スプレッドシートで「複数のプルダウンを連動する」ことの意味

スプレッドシートで「複数のプルダウンを連動する」ことで、あるプルダウンで選んだ項目によって次のプルダウンの選択肢の表示を変えることができます。

スプレッドシートで「複数のプルダウンを連動する」ことの意味1

たとえば「都道府県」で選んだ選択肢によって「運営」の表示が「都立」「私立」「公立」と限定されます。その2つの選択肢により「学校名」の表示も限定されます

上の場合、プルダウンを連動しないと「学校名」には全都道府県の学校を表示させることになり、入力も項目の選択も手間がかかります。連動させることで「特定の都道府県」の「特定の運営」から、学校名をスムーズに選べるようになります。

スプレッドシートで複数のプルダウンを連動する手順

実際にスプレッドシートで複数のプルダウンを連動させる方法を段階ごとにご紹介します。

プルダウンリストに表示する表を作成する

まずはプルダウンの元となる表を作成します。

今回は「食材の種類」「食品」「料理」のプルダウンリストを作成します。食材の種類で「肉類」、食品で「牛肉」と選択すると、料理から「すき焼き」や「ローストビーフ」といった項目をプルダウンで選択できれば完成です。

プルダウンリストに表示する表を作成する1

【1】まず最初の選択肢の表を作成します。今回は「食材の種類」として「肉類」「魚類」「野菜類」を入力しました

プルダウンリストに表示する表を作成する2

【2】最初の選択肢に対応する、次の選択肢を作成します。「肉類」の場合は「牛肉」「豚肉」、「魚類」の場合は「鮭」「サバ」です

プルダウンリストに表示する表を作成する3

【3】1つ目と2つ目の選択肢を受けて決まる、3番目の選択肢の表を作成します。「牛肉」の場合は「すき焼き」「ローストビーフ」「しぐれ煮」です

これでプルダウンの元になる表が完成しました。

「名前付き範囲」で表の各項目を関連付け

次に作成した各表を関連づけていきます。

まずは最初の表と2番目の表を紐づけます。

「名前付き範囲」で表の各項目を関連付け1

【1】①「データ」をクリックし、②「名前付き範囲」を選びます

「名前付き範囲」で表の各項目を関連付け2

【2】「範囲を追加」をクリックします

「名前付き範囲」で表の各項目を関連付け3

【3】①最初の表の中の選択肢を入力していきます。まずは「肉類」です。入力が完了したら②「データ範囲を選択」アイコンをクリックします

「名前付き範囲」で表の各項目を関連付け4

【4】「肉類」に対応する、①次の表の選択肢をドラッグして選びます。選択したら②「OK」をタップします

「名前付き範囲」で表の各項目を関連付け5

【5】「完了」をクリックします

「名前付き範囲」で表の各項目を関連付け6

【6】「範囲を追加」をクリックします

「名前付き範囲」で表の各項目を関連付け7

【7】同じように、「魚類」→「鮭」「サバ」、「野菜」→「キャベツ」「ナス」と紐づけていきます

1番目の表と2番目の表の紐づけが終わったら、次に2番目の表と3番目の表を紐づけます。基本的な手順は同じです。

「名前付き範囲」で表の各項目を関連付け8

【8】2番目の表の「牛肉」に対し、対応する「すき焼き」「ローストビーフ」「しぐれ煮」の範囲を指定。手順を繰り返し、2番目の表の「豚肉」「鮭」「サバ」「キャベツ」「ナス」と3番目の表とそれぞれ紐づけます

「名前付き範囲」で表の各項目を関連付け9

【9】任意の場所にプルダウンリストの元となる表を作っておきます

次にINDIRECT関数を入力します。INDIRECT関数は、参照したいセルを文字列で指定することで指定したセルの値を表示させる関数です。

この関数を入力しておくことで、前のプルダウンの選択肢によって次のプルダウンの内容が決定されるようになります。

「名前付き範囲」で表の各項目を関連付け10

【10】2番目の選択肢の切り替えのため、表の横に今回は「=INDIRECT(A20)」と入力します。カッコで指定するセルは、プルダウンリストで選択肢が出力される場所です

「名前付き範囲」で表の各項目を関連付け11

【11】3番目の選択肢の切り替えのため、表の横に「=INDIRECT(B20)」と入力します

プルダウンリストを作成

プルダウンリストを作成していきます。

プルダウンリストを作成1

【1】①「データ」をクリックし、②「データの入力規則」を選びます

プルダウンリストを作成2

【2】「セル範囲」欄の「データ範囲を選択」アイコンをクリックします

プルダウンリストを作成3

【3】①最初の選択肢が出力されるセルをクリックして選び、②「OK」をクリックします

プルダウンリストを作成4

【4】「条件」欄の「データ範囲を選択」アイコンをクリックします

プルダウンリストを作成5

【5】①最初の選択肢となるデータ範囲をドラックして選択し、②「OK」をクリックします

プルダウンリストを作成6

【6】「保存」をクリックします

2番目のプルダウンを作るために、「データ」→「データの入力規則」→「セル範囲」欄の「データ範囲を選択」アイコンをクリックします。

プルダウンリストを作成7

【7】①2番目の選択肢が出力されるセルをクリックして選び、②「OK」をクリックします

プルダウンリストを作成8

【8】「条件」欄の「データ範囲を選択」アイコンをクリックします

プルダウンリストを作成9

【9】①最初の表に対応しているINDIRECT関数を、表の範囲分ドラックして選択します。選び終わったら②「OK」をクリックします

3番目のプルダウン作成も同じように、「データ」→「データの入力規則」→「セル範囲」欄の「データ範囲を選択」アイコンをクリックします。

2番目の選択肢が出力されるセルをクリックして選びます。続けて、「条件」欄の「データ範囲を選択」アイコンをクリックします。

プルダウンリストを作成10

【10】①2番目の表に対応しているINDIRECT関数を、表の範囲分ドラックして選択します。選び終わったら②「OK」をクリックします

これでプルダウンリストの完成です。

プルダウンリストを作成11

【1】最初の選択肢を「肉類」、2番目の選択肢で「牛肉」と選ぶと、3番目は「すき焼き」「ローストビーフ」「しぐれ煮」になりますが……

プルダウンリストを作成12

【2】最初の選択肢を「野菜類」、2番目の選択肢で「キャベツ」と選ぶと、3番目は「ロールキャベツ」「お好み焼き」「千切り」になっています

まとめ

決まった選択肢を選ぶことのできる便利なプルダウンですが、連動させることでより便利に使うことができます。データ集計などに活用することができます。

※サムネイル画像(Image:XanderSt / Shutterstock.com

オトナライフ編集部
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