Chromeから手軽に文章の作成や編集ができる「Googleドキュメント」。Wordなどの有料アプリを使わなくても、誰でも無料で利用でき、複数人とデータを共有することもできるので、ビジネスシーンで使っている人も多いことでしょう。そのようなGoogleドキュメントですが、実は少しずつ便利な機能が追加されています。そこで今回は、最近追加された機能を中心に、あまり知られていないGoogleドキュメントの便利な小ワザを紹介しましょう。
Googleドキュメントの機能をフルに使いこなせ！
ご存じのようにGoogleには「Chrome」によるWeb検索だけでなく、「Gmail」や「マップ」、「ドライブ」「カレンダー」「YouTube」などのサービスも用意されています。
また、有料のOfficeアプリ（Excel、Word、PowerPoint）と互換性のある「スプレッドシート」「ドキュメント」「スライド」などもWeb上で手軽に利用できるのが便利ですよね。
Webブラウザの「Chrome」のメニューをクリックすると、GmailやYouTube、マップ、ドライブなどのほかに（左写真）、Officeの互換アプリであるドキュメントやスレッドシートなどもWeb上で手軽に利用できます（右写真）
とくに、誰でも無料で利用できる「Googleドキュメント」は、Wordなどの有料アプリを使わなくてもChromeから手軽に文章の作成や編集ができるのが便利です。
しかも、複数人とデータを共有することも可能なので、プライベートだけでなくビジネスシーンで使っている人も多いでしょう。でも、意外とGoogleドキュメントの機能をフルに使っている人は少ないはず。
そこで今回は、最近追加された機能を中心に、あまり知られていないGoogleドキュメントの便利な小ワザを紹介したいと思います。
これで、Googleドキュメントによる文章作成の効率が、今までよりグッとアップすることでしょう。
こちらがChromeから、手軽に無料で文章の作成や編集ができる「Googleドキュメント」。複数人でデータを共有して利用できるほか、自動保存機能があって筆者も愛用しています
【1】Googleドキュメントは文章を直接Gmailで送れる！
GoogleドキュメントはGmailと連動していますので、Googleドキュメントで作成した文章をそのままGmailで送ることも可能となっています。
Googleドキュメントの画面上で半角英数字の「@」を入力するとメニューが表示されるので、「メールの下書き」を選択します。
あとは、メールアドレスや件名などを枠に入力後、GmailのアイコンをクリックするだけでGmailとしてそのまま送信することができるのです。
Googleドキュメントの文章をGmailで送る手順
Googleドキュメントに、半角英数字で「@」と入力するとメニューが表示されるので、「メールの下書き」をクリック（上写真）。すると宛先や件名、本文の枠が表示されるので、ここに必要な事項を入力します（下写真）
宛先や件名などの入力が終わったらGmailアイコンをクリックしましょう（上写真）。Gmailのフォームが表示されるので、送信を押せばそのままメールが送れます（下写真）
【2】自動的にページが分割されないように「ページ分けなし」を利用する
これまでGoogleドキュメントでは、A4サイズで自動的にページが分割されるようになっていましたが、最近は「ページ分けなし」が選択できるようになりました。
Googleドキュメントを印刷するとき、中途半端な場所で文書が分かれて2ページになってしまうと、ムダに紙を消費してしまいますが、この機能を使えば1ページでスッキリ収めることができます。
設定方法は簡単で、Googleドキュメントのメニューから「ファイル」→「ページ設定」をクリックして、「ページ分けなし」を選択するだけOKです。
文章を「ページ分けなし」に設定する手順
まず、Googleドキュメントの画面左上にある「ファイル」をタップして、表示されたメニューから「ページ設定」を選択します
すると、ページ設定画面が表示されるので、ここで「ページ分けなし」を選択してOKをクリックすれば完了です
【3】テンプレートを使って表を簡単に挿入する！
Googleドキュメントで文章を作成している途中、表を挿入したいときもあるでしょう。
そのようなときは、表のテンプレートを利用すれば、Googleドキュメントの文中に簡単に表を追加できます。
もちろん、行や列の追加・削除も自由にできますので、文章作成の手間が大幅に省略できますよ。
使い方は画面左上の「挿入」からメニューで「表」→「表のテンプレート」を選んで、4つのテンプレートのなかから使いたいものを選ぶだけです。
ちなみに、プロダクトのロードマットでは、表の外に表示されるアイコンの「＋」を選択すれば、列や行の追加も簡単にできますので、いろいろ試してみるといいでしょう。
テンプレートから文中に表を挿入する手順
画面左上の「挿入」を選択したら、メニューから「表」→「表のテンプレート」を選択して4つのテンプレートのいずれかを選択します。今回は「プロダクトのロードマップ」を選びました（上写真）。すると、文中に表組のテンプレートが挿入されます（下写真）
マウスのポインターを表の左側に置くとアイコンが表示されます。もし、行を追加したいときは、「＋」をクリックしましょう（上写真）。これで、枠が1行追加されました（下写真）
【4】表にプルダウンメニューを追加して入力を簡略化する！
Googleドキュメントで表を作成しているとき、もし、表に同じ項目が連続して入る場合は、「プルダウンメニュー」を追加して、入力作業を簡略化しましょう。
まず、プルダウンメニューを追加したいセルにカーソルを合わせ、画面左上の「挿入」から「プルダウン」を選択します。
すると、「プルダウンの項目」が表示され、内容を編集できるようになりますので、色や項目などを編集し、作成したプルダウンのパターン（設定）を保存します。
あとは、表のほかのセルにカーソルを合わせて、「挿入」→「プルダウン」から、先ほど作成したプルダウンのパターン（設定）を選択すれば、簡単に同じプルダウンメニューを追加していくことができるのです。
表にプルダウンメニューを追加する手順
まず、プルダウンメニューを追加したいセルを選択し、画面左上の「挿入」から「プルダウン」を選択します（上写真）。設定画面が表示されたら「＋新しいプルダウン」をクリックしましょう（下写真）
すると、「プルダウンの項目」の編集画面が表示されるので、色や項目を編集します（上写真）。項目の編集が完了したら「保存」を押しましょう（下写真）。これでプルダウンメニューの設定が保存されました
ほかのセルにプルダウンメニューを入れるには、入力したいセルにカーソルを合わせて、画面左上の「挿入」から「プルダウン」を選択（上写真）。先ほど設定した項目（今回は「設定1」）を選んで、挿入したいプルダウンメニューをクリックすればOKです（下写真）