業務が立て込むと、つい後回しにしがちなビジネスメールの返信。だが、メールDXサービス「yaritori（ヤリトリ）」を運営するOneboxの調査によると、4割のビジネスパーソンは、メールの返信が「3時間以内」でも“遅い”と感じるという。詳しい内容を見てみよう。
ビジネスパーソンの4割が「3時間以内」のメール返信を“遅い”と感じる
アンケートは2024年10月7日〜8日、20歳から59歳までの会社員300人を対象にインターネット調査で実施された。メールの返信が遅いと感じる時間の長さについて尋ねたところ、最も多かった回答は「3時間以内」で19.8％、次いで「1日以内」16.34％、「2日以内」15.84％だった。
ビジネスメールは「1日以内」の返信がマナーとされているが、4割は「3時間以内」の返信でさえ遅いと感じていることが明らかに。SNSなどの普及で即レスのコミュニケーションが当たり前になった今、ビジネスでも迅速な返信対応が求められているようだ。
続いて、メールをチェックする時間帯を尋ねたところ（複数回答可）、「出勤直後」が最多で50.99％、次いで「午後」37.13％だった。決まった時間にまとめてチェックする人が多かったものの、「（特定の時間帯に限らず）メール受信後すぐ」と回答した人も多く、3人に1人の割合だった。
即レスは受信者に喜ばれるだろうが、他の業務に集中できなかったり時間を取られたりと、デメリットも考えられる。形式的な挨拶が省ける「ビジネスチャット」なら短時間でコミュニケーションが取れそうだが、ビジネスチャット利用者はどう感じているのだろうか。
スピーディーなやり取りができるビジネスチャット 一方、大量の通知に「見逃す」「集中できない」
ビジネスチャット利用者にメリットについて尋ねたところ、「スピーディーなやり取りができる」と回答した人は75.68％で圧倒的に多かった。また、「形式的な挨拶や署名が省かれる」といったメールにはない手軽さやプッシュ通知などで「通知に気づきやすい」点を挙げている人も多かった。
一方、気軽にやり取りができることがあだとなり、デメリットとして約4割が「大量のメッセージが飛んでくると見逃しやすい」と回答。また、「通知が多すぎて他業務に集中できない」と回答した人も約3割いた。確かにプッシュ通知が何度も来ると、集中力が途切れてしまう。他にも、「即時返信のプレッシャーを感じる」という人や、「メールとチャットの両方を見なくちゃいけない」といったコミュニケーションツールの併用で逆に業務が増えたと感じる人も。
即レスできる手軽さゆえ、チャットのやり取りに負担を感じている人もかなりいるようだ。受信者はプッシュ通知の時間設定や、業務に支障のない範囲で通知をオフにする時間を作り、自身が集中しやすい環境を整える必要があるだろう。また、送信者も質問事項をまとめたり、重要な内容はメッセージを固定化したり、直接話したりするなど、工夫して伝えた方が良さそうだ。
迅速なメールの返信やチャット対応が求められているが、くれぐれも他の業務や自身の健康に支障をきたさないよう、即レスの行き過ぎには注意をしていきたい。
出典元:【Onebox株式会社 / yaritori（ヤリトリ）】