Excel（エクセル）の作業効率が爆上がりするショートカットキー9選

見積もり作成にデータの集計、グラフの作成に宛名作成……、業種によって書類のジャンルは違えど、ビジネスシーンで欠かせないのが表計算ソフト「Excel（エクセル）」であろう。数字の入力にテンキーを、セルの移動やマウスを、文字入力にタイプキーを使うExcelの作業は、いくら関数登録済みのデータでも骨が折れる。そこで今回は、Excelの作業スピードをアップできるショートカットキーを厳選して9つ紹介しよう。これでアナタもデキるビジネスマンになれる!?

ショートカットキーを使えばExcelの作業はもっと早くなる！

　日本国内の会社の9割が導入していると言われるMicrosoftの表計算ソフト「Excel（エクセル）」。会社の見積もりや請求書、事業計画書、決算書、清算表、在庫確認表といったあらゆる用途でExcelは活用されている。だが、あまりExcelが得意でないという人にとって、面倒な関数を組み込んだり、膨大なデータ作成作業は骨が折れるもの。ただ文章を打ち込む「Word（ワード）」に比べるとどうしても効率が落ちてしまいがちだ。そこでオススメしたいのが、マウスの操作を最小限にするショートカットキーの活用である。一度覚えてしまえばExcelの作業が驚くほど効率アップするはず。隣の同僚に差を付けたいなら、Excelのショートカットは必須だぞ！

【1】セルの書式を表示したい！

　日付に金額、会社名にコード名など、セルに打ち込む文字は業種によって様々だ。日付をスラッシュで入れると自動で月日表記になったり、金額にカンマが入らなかったりと、表制作で最初に使うのが「セルの書式設定」だろう。右クリックで呼び出す人が多いと思うが、ショートカットキーならマウスを使わずに表示できるぞ。

【2】繰り返し同色で塗りつぶしたい！

　表は入力した数値が正しければいいというものではなく、「見やすさ」も重要になる。たとえば、同じジャンルのセルを同色で塗りつぶすと、視覚的に分かりやすいはずだ。同じ色を繰り返しセルに付ける場合は、ファンクションキーの「F4」で瞬時に実行できるぞ。

【3】セルを編集モードに切り替えたい！

　セルに入力した文字や数字を編集する場合、ダブルクリックで編集モードに切り替えるのが一般的だが、いちいちキーボードから手を離して、マウスを動かしダブルクリック。さらに、手をタイプキー戻し文字を打ち込むのは非効率的だ。「矢印」キーで編集したい場所まで移動し、「F2」でセルを編集モードにすれば、マウスを触らず作業が続けられる。

【4】キーひとつで「名前を付けて保存」したい！

　関数がすでに登録されているExcelデータは、数値を入力すると自動で再計算されるため、計算式が複数あるとExcelの動作が重くなってしまうことがある。すべての作業を終え、保存しようとするとフリーズしてしまい、最初から作業のやり直し……、なんてこともあり得るのだ。また、入力ミスが起こった際、どのタイミングから間違っていたのかを確認するためにも、作業する際は「上書き保存」より「名前を付けて保存」から日時でファイルを新たに作っていくのが確実だろう。「上書き保存」は、お馴染みの「Ctrl」＋「S」だが、「名前を付けて保存」は「F12」でダイアログを表示できる。

【5・6】行（ヨコ軸）・列（タテ軸）の挿入＆削除したい！

　表を制作しているときに、ヨコ軸に1行増やさないといけないときや、タテ軸の列が不要になったときなど、データの量によってExcelの表サイズはまちまちだ。行や列を足すときは「Ctrl」 +「Shift」 +「＋」で、逆に減らしたいときは「Ctrl」 +「－」で実行できる。

【7】検索＆置換ダイヤログを表示したい！

　入力ミスは自分では気づきにくいものだ。カタカナ、ひらがな、漢字など、文字の表記がバラバラだと並び替えを行ったときにみっともない。これをひとつひとつ手動でで直すと高確率で、修正し忘れが発生するだろう。そんなときは「検索＆置換」機能を使って一気に直してしまえばいい。

【8・9】「Ctrl」＋「C」や「V」より早くコピペしたい！

　どんなソフトウエアでも使用するショートカットの代名詞「Ctrl」＋「C」や「Ctrl」＋「V」を使ったコピー＆ペースト（コピペ）。しかし、セル単位で文字を入力するExcelには、「上のセルをコピー」「左のセルをコピー」というショートカットキーが存在する。「Ctrl」＋「C」でコピーして「Ctrl」＋「V」で貼り付けるより、遥かに早くコピペ作業ができるのだ。ぜひお試しあれ！

※サムネイル画像（Image:Wachiwit / Shutterstock.com）